PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
EL PROBLEMA
Es grandioso observar como la humanidad vive en un mundo que cada día avanza de manera veloz hacia el futuro, que día a día existen más y mejores invenciones que ayudan al ser humano a vivir más cómodo, a tener un desarrollo más amplio y diversificado en muchas áreas.
Las tecnologías ofrecen una mejor calidad, rapidez y efectividad para el desempeño del ser humano, siempre adaptándose al hombre y el hombre adaptándose a ella. La evolución de la tecnología nos ofrece nuevas oportunidades y servicios de automatización a muchos de los procesos realizados hoy en día de forma manual por el ser humano, así favoreciendo la calidad de vida del hombre ayudándolo en la rapidez en el tratado de la información, tal que las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.
Los consecutivos avances tecnológicos han forzado al hombre tanto a desarrollar como ampliar la calidad de las diferentes maneras un bien informático, además de cambiar profundamente sus concepto y uso, sin descartar, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados solicitados.
Como suele suceder en el amplio campo técnico, la tecnología de la información hace referencia a los diversos medios dispuestos para disminuir costos y tiempo, enfocadas a la eficiencia operacional, siendo un gran apoyo en la gestión de una organización, ya que se constituye en un instrumento estratégico con grandes ventajas.
El
uso de aplicaciones el cual permita el tratado de datos se hace frecuente en
las labores comunes de la actualidad, bien sea por agilizar, resguardar o
facilitar, tal que con el pasar del tiempo las labores manuales pasan a un
segundo plano, ahora bien, en el Liceo Bolivariano “Miguel Antonio Caro” existe
un personal administrativo que está encargado de realizar el proceso de inscripción
de los alumnos. En la actualidad ese proceso se esta llevando de forma manual, el
registro de los alumnos se hace manualmente, primero se verifica la totalidad
de los documentos exigidos, se
recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear
expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de
nacimiento, certificado de salud, certificado de calificaciones, cédula de identidad, fotografías, carta de buena conducta, entre otros), tal que suele haber perdidas de información,
desaparición de documentos, lo que trae como consecuencia la deficiencia y
descontrol del proceso de inscripción, derivando la pérdida de tiempo e
inconformidad al momento de la realización de la misma.
Entre las dificultades existentes durante el proceso de inscripción se puede observar que los alumnos desconocen la ubicación correspondiente al inicio de las actividades escolares, salones correspondientes, profesores de sus asignaturas; El trabajo tiende a ser muy pesado, la institución sufre gran congestionamiento durante el proceso, el carnet no es entregado de manera inmediata como manera de comprobar la inscripción del alumno, el tratado de archivos (libro de vida) es muy frágil, ya que con la consecutiva manipulación de los mismos éstos tienden a sufrir desgaste o inclusive a perderse. Algunas actividades tales como la apertura del Libro de Vida del alumno, la entrega de constancias de estudios, comprobante de notas, asignación de secciones y profesores, entre otras actividades, se dificulta para ser entregado rápido o a tiempo, por lo cual la institución se ve cargada de mucho trabajo durante este proceso, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución tales como el Departamento de Control de Estudio, los Departamentos de Seccionales, entre otros.
Es importante destacar que un sistema automatizado de inscripciones es
una herramienta de trabajo importante, ya que agilizaría los distintos procesos
entre departamentos y sobre todo beneficiara principalmente al Departamento de
Control de Estudio quien es el encargado de llevar a cabo el proceso de
inscripción, ofreciéndole facilidad, fiabilidad y resguardo de los datos, que constituyen
el bien más importante para la Institución.
Motivado por lo antes expuesto, surge la propuesta de un
sistema automatizado que les permite una mejor eficacia y eficiencia en el
proceso de inscripción, ya que se contaría con tecnología de vanguardia. El sistema
contará con varios módulos entre los que se incluyen:
ü Registro
de los alumnos
ü Registro
de los representantes
ü Reportes
variados
ü Carga
de Notas
ü Comprobante
de Inscripción
ü Entre
otros.
Objetivos de la
investigación
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Gestión Académica para el Liceo Bolivariano
“Miguel Antonio Caro”, ubicado en la Av. Sucre - Caracas.
Objetivos específicos
- Recolectar la información
del proceso actual de Inscripción, carga de notas, comprobantes de
inscripción, comprobantes de notas, etc, en el Liceo Bolivariano “Miguel
Antonio Caro”.
- Definir los
requerimientos necesarios para mejorar los procesos administrativos de la
Institución.
- Analizar las ventajas
que traería automatizar el proceso de registro y tratamiento de los datos
del alumnado.
- Diseñar los módulos que
permitan el registro y tratamiento de los datos de los alumnos.
- Implementar el sistema
creado en el Liceo Bolivariano "Miguel Antonio Caro".
Justificación de la
Investigación
La
automatización de los procesos son de gran importancia dentro de una
organización, tal que ha permitido comprender la innovación y desarrollo de las
tecnologías de información, dando acceso a la evolución de quienes son capaces
de producir dichos sistemas de información e impartir a los diferentes sectores
de la sociedad, tales como la economía, la salud, la educación, política, entre
otros.
Es obligatorio que la información sea
procesada y almacenada de una manera más efectiva permitiendo agilizar los
procesos de inscripción y así lograr un control integral de las actividades de
inscripción. Con el desarrollo de un sistema automatizado que cubra las
carencias y una mayor relación con los requerimientos del personal, otorgará
una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos.
Éste sistema permitirá solucionar y
mejorar las condiciones actuales de los departamentos involucrados, tal que, al
implantar este sistema surgirá un impacto muy positivo en la organización, la
cual permitirá a la misma, tratar la información de forma segura, acelerando el
trabajo en el proceso de inscripción.
Ha tenido buena recepción la idea de
implantar un sistema automatizado de inscripción. Todo el personal se siente
partidario de tomar como hecho un proyecto de ésta magnitud, confiable y acorde
a los avances de la tan apresurada era tecnológica de la información.
Todo éste proyecto permitirá al Liceo
Bolivariano “Miguel Antonio Caro” contar con una plataforma de vanguardia,
basado en la intenciones que promueve el Gobierno Nacional en su lema de Soberanía
e Independencia Tecnológica, a su vez que todo éste sistema se regirá en el
ambiente de Software Libre (Decreto 3390), cumpliendo así con las exigencias en
materia legal tal como se explica en el Capítulo II de éste proyecto.
Delimitación y Alcance
Éste sistema está conformado
por una serie de módulos y enlaces que permitirán contar con un manejador de
base de datos y así poder percibir los beneficios que el mismo nos otorgará,
tal que existirá una estructura de datos más ordenada, eficaz y segura
fomentando el desarrollo escalable en el avance tecnológico del Liceo
Bolivariano “Miguel Antonio Caro”.
El propósito de ésta sistema es que
sirva de enlace para la interacción alumno-institución, permitiendo la
inscripción, acceso a la información, facilitando los medios comunicacionales
en forma virtual y automatizada.
De acuerdo al tipo de usuario que desea ingresar al
sistema, contará con los permisos necesarios según su alcance (alumno, personal
administrativo y docente involucrado) mediante usuarios y claves, tal que se
garantice la seguridad y resguardo de los datos. Claro está que de acuerdo al
tipo de usuario, contará con sus diversas limitaciones durante su permanencia
en el sistema.
El sistema contará
con los módulos de:
ü Registro
de los alumnos
ü Registro
de Usuarios
ü Registro
de Representantes
ü Reportes
ü Carga
de Notas
ü Constancias
ü Respaldo
de la Base de Datos
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